Đến nay, việc ghi đặt hẹn thủ công tại các spa vẫn đang làm khá tốt vai trò của mình trên một số phương diện. Tuy nhiên, các chủ spa cũng nên đặc biệt lưu ý đến những mặt bất lợi của nó cũng như xu hướng khách hàng trẻ hóa hiện tại.
Chủ động thời gian không cần phải chờ đợi lâu, tự do lựa chọn dịch vụ với biểu giá rõ ràng… chính là những nhu cầu của những người tiêu dùng trẻ tuổi các chủ spa cần đặc biệt quan tâm. Chủ spa cần tập trung tối ưu lịch hẹn tại spa để giải quyết nhu cầu của khách hàng, vừa xây dựng niềm tin yêu với các khách hàng của mình.
Vậy tại sao ghi hẹn bằng giấy và các phương pháp trung gian khác lại không thể tối ưu đặt lịch hẹn của spa và phần mềm quản lý lịch hẹn tối ưu ra sao?
Những khó khăn khi chủ spa quản lý lịch hẹn băng phương pháp sổ sách truyền thống
Quản lý lịch hẹn thiếu hiệu quả
Việc nhận và đặt lịch hẹn cho khách tại các spa được thực hiện thuần bằng tay thủ công nên không thể tránh khỏi các trường hợp nhầm lẫn, trùng lặp hoặc xung đột giữa các lịch hẹn. Tối ưu lịch hẹn trống, sắp xếp và phân bổ lịch hẹn sao cho hợp lý nhất cũng là bài toán nan giải khi khách cần nhiều thời gian hơn để chọn khung thời gian phù hợp và đặt được lịch hẹn mình mong muốn.
Về lâu dài, những sai sót và bất tiện không đáng có này dần làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp mà các chủ spa xây dựng cho spa của mình và việc mất khách cũng sẽ diễn ra.
Nhiều trường hợp xung đột lịch hẹn, trùng lặp lịch... dẫn đến mất lòng tin của khách hàng và niềm tin thương hiệu (Nguồn: Freepik)
Thiếu sự linh hoạt
Khách hàng có nhu cầu thay đổi thông tin lịch hẹn trước đó sẽ mất nhiều thời gian để chỉnh sửa và việc thay đổi đột xuất cũng vô cùng phức tạp. Lễ tân khi tiếp nhận sẽ phải kiểm tra lại các thông tin khách đã đặt, truy lại các lịch đã đặt trong ngày và điều chỉnh. Điều này tốn rất nhiều thời gian và có thể xảy ra nhầm lẫn gây xung đột giữa các lịch hẹn tại spa.
Chủ spa cũng sẽ vất vả hơn trong việc sắp xếp và điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên. Bởi việc điều phối nhân viên và điều chỉnh thời gian làm việc thiếu rõ ràng, hợp lý sẽ dẫn đến mất lòng tin của nhân viên, cũng như ảnh hưởng hoạt động thường nhật và doanh thu của cả spa.
Khó quản lý thông tin khách hàng
Lưu trữ thông tin của khách, lịch sử sử dụng dịch vụ, lịch đã đặt… cũng trở thành một thách thức khác cho các chủ tiệm spa ngoài việc quản lý tối ưu lịch hẹn khi thiếu một công cụ giúp tổng hợp và nhanh chóng tra cứu khi cần.
Ngoài ra, chủ spa cũng phải tốn một khoảng chi phí cho nhân lực và các loại văn phòng phẩm, giấy tờ hay sổ sách chỉ để thực hiện các đầu việc liên quan đến ghi chép thông tin khách hàng, lịch hẹn và những thay đổi của từng khách, dịch vụ khách thường dùng, v.v.
Khó quản lý tập trung và tra soát thông tin khi cần thiết khi lưu trữ hồ sơ, thông tin khách hàng bằng sổ sách truyền thống (Nguồn: Freepik)
Giải pháp tối ưu lịch hẹn thông minh – Phần mềm quản lý spa IDBooker
Nhằm giải quyết được những khó khăn trên của các chủ spa, IDTEK đã phát triển phần mềm đặt và quản lý lịch hẹn IDBooker chuyện dụng dành riêng cho spa. Với phần mềm IDBooker, chủ spa có thể tận hưởng nhận lợi ích và tính năng vượt trội của phần mềm mang lại như:
Tối ưu đặt lịch hẹn
Với phần mềm quản lý spa IDBooker, khách hàng có thể chủ động đặt lịch hẹn ở bất cứ đâu và bất kể thời gian nào. Chủ spa sẽ yên tâm dù không trong thời gian làm việc hoặc nhân viên túc trực nhận đặt lịch 24/7 thì khách vẫn có thể đặt lịch hẹn tại spa được.
Mọi việc diễn ra hoàn toàn tự động trên phần mềm, bao gồm: gửi xác nhận lịch hẹn, thông báo đặt/hủy lịch hẹn… Điều quan trọng nhất, phần mềm sẽ tự động sắp xếp tối ưu lịch giảm lịch trống, trùng lặp lịch hẹn hoặc xung đột các khung giờ hẹn của các khách hàng tại spa.
Đặt và quản lý tối ưu lịch hẹn trên IDBooker (Nguồn: Freepik)
Linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh
Việc thay đổi lịch hẹn của khách hàng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết! Chủ tiệm hoặc nhân viên lễ tân có thể thực hiện tra cứu thông tin lịch hẹn đầy đủ ngay trên phần mềm IDBooker và điều chỉnh trực tiếp trên phần mềm.
Các thông tin được thay đổi sẽ được thông báo kịp thời đến khách hàng thông qua SMS hoặc email mà khách hàng đã cung cấp cho spa. Ngoài ra, chủ spa cũng dễ dàng điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên để thuận tiện cho việc quản lý và tính lương thưởng/tips hợp lý, minh bạch.
Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả
Bên cạnh việc tối ưu lịch hẹn tại spa bằng phần mềm quản lý lịch hẹn IDBooker, chủ spa cũng có thể quản lý thông tin của khách một cách có tổ chức và bài bản hơn so với sổ sách truyền thống.
Thông tin cá nhân, lịch sử đặt hẹn/dịch vụ của khách hàng… được lưu trữ tập trung trên phần mềm giúp chủ spa mang lại trải nghiệm dịch vụ cá nhân hóa để tăng cao trải nghiệm dịch vụ của khách, đồng thời tăng cường mối quan hệ bền chặt và khắng khít với khách hàng.
Quản lý tối ưu và đơn giản thông tin khách hàng, lịch hẹn chỉ trên một phần mềm quản lý spa IDBooker (Nguồn: IDBooker)
Báo cáo và thống kê trực quan
Màn hình báo cáo và thống kê số liệu về doanh thu, lịch hẹn theo từng ngày/tháng/năm,… được thể hiện rõ ràng giúp chủ spa dễ theo dõi, đánh giá hiệu quả kinh doanh và từ đó đề ra các chiến lược phát triển cho spa của mình.
IDBooker là giải pháp số giúp chủ spa tối ưu lịch hẹn và quản lý spa một cách hiệu quả, đơn giản nhất. Chủ spa khi sử dụng phần mềm đặt và quản lý lịch hẹn IDBooker có thể giải quyết những khó khăn trong quản lý tối ưu đặt lịch hẹn, nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu chi phí cũng như tăng trưởng doanh số bán hàng cho spa.
Hãy lựa chọn IDBooker là đối tác tin cậy để tối ưu lịch hẹn và quản lý spa của bạn. Đừng bỏ lỡ cơ hội để trải nghiệm một phần mềm đặt và quản lý lịch hẹn thông minh và tiện lợi.
Liên hệ ngay với chúng tôi để biết thêm thông tin về IDBooker và cách nó có thể giúp bạn quản lý lịch hẹn một cách hiệu quả và tối ưu cho spa như thế nào nhé!
